Buoni Pasto Elettronici: Come si usano

Il ticket elettronico funziona come quello cartaceo e prevede l’utilizzo di una carta magnetica sulla quale viene caricato il valore del buono pasto. Oltre all’importo vengono inseriti tutti i dettagli relativi al datore di lavoro, alla società emittente e al titolare, come specificato nel nostro articolo A chi spettano i buoni pasto? Ecco cosa sapere. Sicuramente il buono pasto elettronico è una valida alternativa al voucher cartaceo, essendo molto più resistente e pratico da utilizzare, pur garantendo tutte funzionalità tipiche di un normale ticket. Può costituire anche una scelta ecologica, essendo caratterizzato da una carta magnetica ricaricabile e molto resistente anziché ticket cartacei che richiedono l’utilizzo di moltissima quantità di carta. Vediamo insieme qui di seguito tutte le particolarità relative all’utilizzo dei buoni pasto elettronici.

Caratteristiche dei buoni pasto elettronici

Come sappiamo, il buono pasto o ticket viene elargito dall’azienda ai propri dipendenti come servizio sostitutivo della mensa aziendale e può essere utilizzato presso tutti gli esercizi convenzionati con la società emittente per l’acquisto di pasti già pronti e/o prodotti alimentari.

Fondamentalmente, il buono pasto elettronico funziona come quello cartaceo e il suo utilizzo è regolamentato dalla stessa normativa vigente in materia, costituita dal Decreto 122 del 2017. Quindi i buoni pasto elettronici possono essere utilizzati solo dal titolare, non sono convertibili in denaro e sono cumulabili fino ad un massimo di 8 buoni pasto.

A livello pratico funzionano come una carta di credito o un bancomat, che sarà inserito dall’esercente nell’apposito POS che scalerà l’importo dovuto per la spesa. Sullo scontrino rilasciato sarà riepilogato il valore dei buoni utilizzati e il numero di buoni residui.

Ci sono tuttavia alcune differenze che dobbiamo sempre tenere in considerazione:

• i buoni pasto elettronici sono caricati su una carta magnetica invece di essere emessi come ticket cartacei raccolti in un blocchetto. Questo li rende ovviamente più pratici e resistenti all’usura;
• l’utilizzo dei buoni pasto elettronici rende più facile tracciare spese e pagamenti eseguiti;
• in caso di smarrimento del badge sul quale sono caricati i buoni pasto, è possibile bloccarlo e richiederne uno nuovo;
• il datore di lavoro può limitare l’utilizzo dei buoni pasto elettronici alle sole giornate lavorative;
• dal punto di vista fiscale l’utilizzo dei ticket elettronici è più conveniente rispetto a quelli cartacei in quanto non concorrono alla formazione del reddito fino alla soglia di esenzione di 8 euro a ticket, come stabilito dalla legge di Bilancio 2020.

Il Legislatore, infatti, è stato motivato ad incentivare l’uso dei buoni pasto elettronici sia per spingere il mercato alla digitalizzazione che per rendere più trasparenti i flussi e le transazioni legate ai buoni.

La tassazione è stata quindi rivista per offrire vantaggi e agevolazioni fiscali anche all’azienda, che si trova a poter usufruire dell’IVA agevolata al 4% sull’acquisto dei buoni elettronici e, fino alla soglia di 8 euro a ticket, non dovrà versare né INPS né IRAP. Inoltre l’azienda vedrà notevolmente ridotti i costi di gestione relativi alla consegna e distribuzione dei buoni pasto, che vengono gestiti tramite POS dedicati.

Attivazione dei ticket elettronici

Una volta che i buoni pasto elettronici sono stati erogati, il dipendente riceve una carta elettronica personale che riporta i seguenti dati:

• codice fiscale o ragione sociale del datore di lavoro e della società emittente;
• valore del buono;
• scadenza del buono;
• un codice identificativo che sostituisce l’obbligo di firma;

La tessera viene consegnata al dipendente già attiva, ma senza nessun buono pasto già caricato. Per poterla utilizzare e conoscere tutte le informazioni relative sarà necessario registrarla sul sito o sulla App della società emittente. Il dipendente dovrà poi recarsi presso l’ufficio preposto della propria azienda o presso uno degli esercenti convenzionati per richiedere di effettuare la ricarica.

Come si caricano i buoni pasto elettronici

Il ticket elettronico deve essere caricato dall’azienda con il valore corrispondente al buono pasto che spetta al dipendente. Questa ricarica viene eseguita molto semplicemente tramite i POS abilitati per effettuare questa operazione, che generalmente si trovano negli esercizi convenzionati e negli uffici preposti dell’azienda. Una volta eseguita la ricarica sulla carta, il POS emetterà uno scontrino per specificare il numero di buoni appena caricati.

POS dedicato all’accettazione di buoni pasto elettronici

Come abbiamo detto, il buono pasto elettronico funziona come una carta di credito o un bancomat, ma l’esercente convenzionato con la società emittente dovrà essere in possesso di uno speciale POS dedicato esclusivamente all’accettazione dei buoni pasto.

Una volta stipulato il contratto di convenzione, la società emittente fornirà il terminale per l’utilizzo dei buoni pasto elettronici all’esercente.

Tramite questo POS dedicato, l’esercente potrà facilmente accettare i pagamenti eseguiti con i buoni pasto elettronici. Durante la transazione l’importo viene scalato dalla carta magnetica e tutti i dati vengono trasmessi alla società emittente, con notevole risparmio di tempo ed energia da parte dell’esercente che non deve ritirare e validare i singoli buoni come avviene per la versione cartacea.

Ticket Restaurant elettronici

I buoni pasto emessi da Edenred sono certamente tra i più conosciuti e diffusi nel settore, grazie anche alla rete di più di 40.000 esercizi convenzionati che garantiscono una buona copertura. Anche Edenred propone i ticket elettronici, ricaricabili tramite portale dedicato o app.

Oltre al risparmio fiscale previsto dalla normativa, Edenred garantisce i seguenti incentivi:

• non applica alcun costo per la consegna e la distribuzione dei buoni
• garantisce la loro disponibilità nel giro di 48 ore
• garantisce il blocco immediato della carta con recupero del valore residuo in caso di smarrimento.

Inoltre, Edenred mette a disposizione la app dedicata Ticket Restaurant che permette di utilizzare le seguenti funzioni:

• attivare il conto Cloud per utilizzare i buoni pasto da smartphone o sui siti dei partner convenzionati
• utilizzare la app da smartphone presso bar, ristoranti e supermercati
• ricercare gli esercizi convenzionati attraverso la funzione “Cerca Locali” e verificare quali di loro effettuano servizio di consegna o asporto
• monitorare saldo e scadenza dei buoni pasto, visualizzare lo storico delle transazioni e gestire i buoni pasto elettronici

Ticket Restaurant card

Un altro servizio interessante proposto da Edenred è la carta elettronica Ticket Restaurant, che permette al titolare di usufruire del servizio di mensa diffusa.

Alcune aziende possono infatti scegliere di offrire ai propri dipendenti un servizio mensa tramite una rete di ristoranti e locali convenzionati, per pranzo e/o cena e solo nei giorni di effettiva presenza in servizio.

La carta elettronica e i buoni pasto elettronici sono molto simili nell’utilizzo, ma comportano un diverso trattamento fiscale, in quanto il servizio di mensa diffusa, usufruito tramite la carta non prevede nessun limite di esenzione contributiva risultando in un costo completamente deducibile per le aziende che lo scelgono di metterlo a disposizione dei loro dipendenti.

Ci sono vantaggi anche per gli esercizi convenzionati in quanto non devono sostenere nessun costo fisso di noleggio per il POS dedicato necessario per la lettura dei buoni elettronici né altri costi legati alla gestione, spedizione e rimborso dei buoni cartacei.

La carta elettronica permette di eseguire ogni transazione in modo veloce ed è un metodo di pagamento sicuro perché può essere bloccata in caso di smarrimento. Inoltre, può essere personalizzata con il logo dell’azienda cliente e il nome e numero di matricola del dipendente.

Tramite il portale web Ticket Restaurant, sia azienda che titolare della carta possono monitorare e gestire la carta, oltre a visualizzare gli esercizi convenzionati tramite smartphone, tablet e PC, 24 ore su 24.

Day buoni pasto elettronici

Anche Day offre la versione digitale del buono pasto, spendibile in una rete di oltre 110.000 esercizi convenzionati in tutta Italia.

In questo caso il buono elettronico è disponibile in due versioni, con la possibilità di diventare card personalizzabile multiservizio:

• Buono pasto elettronico, utilizzabile con le funzionalità e le esenzioni fiscali già elencate in precedenza. Il titolare avrà a disposizione uno strumento di pagamento sicuro anche dal proprio telefonino.
• Buono pasto elettronico Economy, soluzione su misura per le pubbliche amministrazioni o le aziende con molti dipendenti. A tutti gli effetti considerato servizio di “mensa diffusa” e quindi deducibile al 100%, utilizzabile nei giorni di presenza e negli orari definiti, con spesa a consumo e pagamento a consuntivo. Inoltre, utilizzando la nuova app Buoni Up Day, è possibile monitorare i buoni pasto elettronici e pagare direttamente con lo smartphone, senza bisogno di portare dietro la tessera dei buoni pasto.

In entrambi i casi, l’azienda potrà usufruire di un area riservata on line per ricaricare la carta, consultare e controllare i dati di utilizzo.

Buoni pasto Sodexo

Anche i buoni pasto Sodexo sono tra i più conosciuti e richiesti dalle aziende che desiderano offrire il servizio sostitutivo di mensa ai loro dipendenti.

La rete di esercizi convenzionati è composta da oltre 100.000 locali in tutta Italia e possono accettare entrambe le tipologie di buoni pasto offerte da Sodexo:

Pass Lunch: la versione Sodexo dei classici voucher cartacei utilizzabili secondo la consueta procedura già illustrata in precedenza. Sodexo garantisce una fatturazione rapida grazie al servizio Speedy Gold, tramite il quale il ritiro dei buoni presso il locale, il conteggio, la preparazione della fattura e del rimborso avvengono in solo 15 giorni. Con Sodexo Express, invece, il rimborso avviene in tempi ancora più brevi grazie a un lettore collegato al Pos dedicato.

Pass Lunch Card: la versione Sodexo dei buoni pasto elettronici, che garantisce tutti i benefici già elencati nel totale rispetto della normativa vigente e la disponibilità di un network capillare di ristoranti, bar, trattorie, gastronomie oltre alle principali catene di supermercati e ipermercati.